01 Einleitung und Zielsetzung

Die Polymer Competence Center Leoben GmbH unterliegt aufgrund ihrer internationalen Tätigkeit vielfältigen gesellschaftlichen, politischen und juristischen Rahmenbedingungen, die es zu beachten gilt. Verstöße gegen diese Rahmenbedingungen können dem Unternehmen beträchtliche finanzielle Nachteile zufügen und das Ansehen des Zentrums nachhaltig schädigen.

Der vorliegende Verhaltenskodex bildet die Grundlage für alle geschäftlichen Handlungen und Entscheidungen im Zentrum. Er ist die Basis für moralisch, ethisch und rechtlich einwandfreie Verhaltensweisen aller Mitarbeiter*innen des Zentrums. Im Fall eines Verstoßes gegen gesetzliche Vorschriften, interne Richtlinien, Regelungen und Weisungen oder gegen Bestimmungen dieses Verhaltenskodex müssen Mitarbeiter*innen mit disziplinären Konsequenzen rechnen. Darüber hinaus haben Zuwiderhandlungen nicht nur für die einzelnen Mitarbeiter*innen, sondern vor allem für das Unternehmen schwerwiegende straf- und zivilrechtliche Konsequenzen.

02 Anwendungsbereich

Dieser Verhaltenskodex gilt für alle Mitarbeiter*innen des Zentrums. Neu aufgenommene Mitarbeiter*innen haben sich in einer Einzelvereinbarung zur Einhaltung der Compliance zu verpflichten. Es wird von allen Mitarbeiter*innen erwartet, dass die Regeln der Compliance Richtlinien befolgt werden. Es besteht auch die Möglichkeit, dass anwendbares nationales Recht strengere Standards setzt als diejenigen, die in diesen Richtlinien enthalten sind. In diesem Fall sind die strengeren Standards anzuwenden.

03 Verantwortung für die Umsetzung

Jede*r einzelne Mitarbeiter*in ist für die Einhaltung und Umsetzung des Verhaltenskodex selbst verantwortlich. Die Führungskräfte des Zentrums haben den Mitarbeiter*innen durch gelebte Praxis Vorbild bei der Umsetzung der Inhalte des Verhaltenskodex zu sein. Sie haben ihre Mitarbeiter*innen auch im Umgang mit dem Verhaltenskodex zu unterweisen, die Einhaltung zu überwachen und bei Bedarf mit Unterstützung durch die zuständigen Stellen des Zentrums zu schulen. Bei der Auslegung der Regeln des Verhaltenskodex haben sich die Mitarbeiter*innen auch von ihrem Menschenverstand leiten zu lassen und zu hinterfragen, ob unter Zugrundelegung vernünftiger ethischer und moralischer Maßstäbe eine konkrete Handlungsweise Anlass zu Kritik geben könnte. Dabei sind vor allem auch die landesspezifischen Maßstäbe und Gepflogenheiten zu berücksichtigen. Bei Vorliegen gesetzlicher Regelungen gibt es keine Ermessensspielräume. Im Fall von Unklarheiten oder Fragen steht allen Mitarbeiter*innen eine direkt vorgesetzte Person mit entsprechendem Rat und Entscheidungshilfe zur Verfügung. Darüber hinaus soll immer auch die zuständige Compliance-Stelle des PCCL kontaktiert werden. Die für das Zentrum zuständige Compliance-Stelle ist in Streit- und Auslegungsfragen gemeinsam mit der Geschäftsführung des Zentrums auch oberste Instanz für interne Ermittlungen und die Entscheidung über Konsequenzen.
Compliance-Stelle:
PCCL Legal Department
Jörg Sölkner
Greta Pomberger

04 Einhaltung von Gesetzen und sonstigen externen und internen Vorschriften

Bei allen geschäftlichen Handlungen und Entscheidungen sind die jeweils geltenden Gesetze und sonstigen externen und zentrumsinternen Vorschriften strikt zu beachten. Alle Mitarbeite*innen sind angehalten, sich über die für ihren jeweiligen Verantwortungsbereich geltenden Gesetze, sonstigen Vorschriften und internen Richtlinien und Regelungen umfassend zu informieren und in Zweifelsfällen die zuständigen Stellen zu kontaktieren. Über die potenziellen (Geschäfts)-Partner*innen wird standardisiert bei Genehmigung eines beantragten Projektes eine Recherche (z.B. betreffend deren Image, Kreditwürdigkeitsprüfung, politische Verbindungen, laufende Verfahren etc.) durchgeführt. Die Ergebnisse dieser „Partnerecherche“ werden schriftlich dokumentiert und an die Projektverantwortlichen innerhalb des Unternehmens übermittelt.

05 Korruption / Bestechung / Geschenkannahme

Allen Mitarbeiter*innen ist sowohl das direkte als auch das indirekte Anbieten oder Annehmen von Vorteilen1 streng verboten, wenn dadurch Geschäftstransaktionen in unzulässiger Weise beeinflusst werden sollen oder auch nur ein derartiger Eindruck entstehen könnte. Ausgenommen davon sind ausschließlich Geschenke von geringem Wert und Bewirtungen im Rahmen geschäftsüblicher und orts- oder landesüblicher Gepflogenheiten. Alle anderen Geschenke sind abzulehnen oder zurückzugeben und es ist die vorgesetzte Person darüber zu informieren. Das Anbieten oder die Entgegennahme von Geld oder geldwerten Vergünstigungen ist keinesfalls gestattet. Landesspezifische Gesetze und Usancen sind jedenfalls zu berücksichtigen. Auch den eigenen vorgesetzten Personen sind keinerlei Vorteile anzubieten oder zu gewähren. Im PCCL herrscht Chancengleichheit unter den Mitarbeiter*innen. Im Zweifel sind Vorteile freundlich aber bestimmt abzulehnen. Im Zuge der Dokumentation und Kontrolle der Einhaltung der Compliance Bestimmungen hat jede*r Mitarbeiter*in eine „Vorteilsliste“ zu führen und der vorgesetzten Person einmal jährlich zu übermitteln. Genaue Instruktionen zur Führung dieser Vorteilslisten bekommen die Mitarbeiter*innen im Zuge der, via e-Learning dauernd abrufbaren, Compliance Schulung. Die Vorteilslisten sind aus Beweisgründen für eine Dauer von drei Jahren aufzubewahren.

¹ Vorteilsgewährung können Geschenke, Einladungen, Einkaufsmöglichkeiten zu nicht fremdüblichen Konditionen, zinsenlose Darlehen, etc. sein.

06 Respekt und Integrität

Basierend auf der UN-Charta und der Europäischen Konvention für Menschenrechte werden die Menschenrechte als fundamentale Werte betrachtet, die jedem Mensch bedingungslos zustehen und von der Geschäftsführung sowie von allen Mitarbeiter*innen zu respektieren und zu beachten sind. Unsere Grundsätze sind gegenseitiger Respekt, Ehrlichkeit und Integrität. Alle Mitarbeiter*innen sollen sich frei fühlen, Ansichten mitzuteilen, Fragen zu stellen, auf Unregelmäßigkeiten hinzuweisen und Bedenken auszudrücken, ohne Auswirkungen auf deren Arbeitsverhältnis. Die Unternehmenskultur des Zentrums anerkennt und begrüßt, dass jeder Mensch einzigartig und wertvoll und für seine individuellen Fähigkeiten zu respektieren ist. Das PCCL toleriert daher keine Art der Diskriminierung, in welcher Form auch immer. Jede Form sexualisierter Verhaltensweisen, körperlicher Züchtigung, Nötigung, Mobbing und damit verbundenen verbalen Angriffen ist verboten. Diese Grundsätze gelten auch für das Verhalten gegenüber externen Partner*innen. Die Mitarbeiter*innen erfüllen die ihnen zugewiesenen Aufgaben mit Engagement und Loyalität und halten dabei die üblichen Standards des PCCL aufrecht. Die Aufgaben sind nach Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit, Sparsamkeit, Transparenz sowie im öffentlichen Interesse auszuführen. Hinsichtlich der Forschungstätigkeit sind die Mitarbeiter*innen des PCCL den weltweit gehandhabten Regeln guter wissenschaftlicher Praxis verpflichtet. Dadurch werden Plagiate, Täuschung oder die Fälschung von Forschungsergebnissen ausgeschlossen.

07 Diversität und Gender Equality

Das Polymer Competence Center legt großen Wert auf die Geschlechtergleichstellung und die interstrukturelle Einbindung und Förderung einzelner Individuen. Alle Mitarbeiter*innen sollen die gleichen Chancen haben. Ein diverses und inklusives Unternehmen zu betreiben heißt, alle Mitarbeiter*innen (mit ihren Geschlechtsidentitäten, ihrer Herkunft, mit Beeinträchtigungen o.Ä.) für sie passend zu fördern. Dies gilt auf allen Ebenen des Unternehmens. Dementsprechend können wir eine Frauenquote von 50 % im Betrieb verzeichnen, sowie uns über die Mitarbeit von Kolleg*innen mit den verschiedensten Nationalitäten freuen. Gleichstellungsorientiert zu arbeiten ist eines der Hauptanliegen des PCCL. Ebenso wichtig ist die Möglichkeit bestehend für alle Mitarbeiter*innen, die Beauftragte für Gleichstellung & Diversität PCCL zu allen Fragen rund um Genderthematiken kontaktieren zu können. Wir wollen damit unter anderem erreichen, dass präventiv und interventionell Geschlechterungleichheiten beseitigt bzw. im Vorhinein ausgeschlossen werden können. Diskriminierende Strukturen oder Vorfälle werden im PCCL nicht geduldet. Außerdem werden alle Arbeitsprozesse im Zuge der Projekte auf eine Art und Weise gestaltet, die die Chancengleichheit fördert.

08 Umgang mit Unternehmensinformationen / Geheimhaltung

Vertrauliche Informationen jeglicher Art, die im Rahmen der beruflichen Tätigkeit erlangt werden, dazu gehören auch Informationen außerhalb des eigenen Tätigkeitsbereiches, dürfen weder für die Verfolgung eigener Interessen genutzt noch für die Nutzung der Interessen Dritter zugänglich gemacht werden. Es ist sicherzustellen, dass Unternehmensinformationen jeglicher Art (Dokumente, Auszüge, Dateien, Zeichnungen, Pläne, Vordrucke, usw. einschließlich Vervielfältigungen davon auf Papier sowie elektronischen oder anderen Datenträgern) immer sicher verwahrt werden. Müssen solche Informationen aus berechtigten Gründen außerhalb des Unternehmens transportiert/verwendet werden, sind diese gegen die Einsichtnahme oder den Zugriff Dritter zu sichern. Über sämtliche Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse sowie unternehmensrelevante Themen, insbesondere Forschungs- und Entwicklungsvorgänge, ist strenge Verschwiegenheit zu wahren. Bei Einbindung externer Partner*innen (z. B. Unternehmenspartner*innen und Wissenschaftliche Partner*innen) sind unter Einschaltung des Legal Department geeignete Geheimhaltungsvereinbarungen abzuschließen. Informationen, aus denen Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse ableitbar sind, sind ebenso vertraulich zu behandeln und dürfen nur jenen Mitarbeiter*innen zugänglich gemacht werden, die diese im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit benötigen. Sie sind von den Mitarbeiter*innen sicher aufzubewahren. Dies gilt auch für Informationen, an denen Vertragspartner*innen des PCCL ein Geheimhaltungsinteresse haben, insbesondere wenn hierfür eine entsprechende Geheimhaltungsvereinbarung abgeschlossen wurde. Die Verpflichtung zur Verschwiegenheit besteht auch nach Beendigung des Dienstverhältnisses uneingeschränkt fort. Darüber hinaus gelten die einschlägigen Geheimhaltungsbestimmungen der jeweiligen Dienstverträge bzw. ähnlicher Vereinbarungen. Im Zweifelsfall sind von den Mitarbeiter*innen keine Informationen zu teilen, bevor nicht mit dem Legal Department bzw. der Geschäftsführung diesbezüglich Rücksprache gehalten wurde.

09 Treuepflicht

Die Mitarbeiter*innen trifft nicht nur eine Pflicht zur Arbeit, sondern auch eine Treuepflicht (Fremdinteressenwahrungspflicht), die sie dazu verhält, auf betriebliche Interessen der Arbeitgeberin entsprechend Rücksicht zu nehmen. Die Mitarbeiter*innen haben die betrieblichen Interessen zu respektieren und insbesondere alles zu unterlassen, was den unternehmerischen Tätigkeitsbereich, dessen Organisationswert und dessen Chancen beeinträchtigt. Die Mitarbeiter*innen haben die Arbeitgeberin im Rahmen der Beistandspflicht und Anzeigepflicht vor drohenden Schäden zu warnen und zu deren Beseitigung beizutragen. Außerdem dürfen Angestellte ohne die Bewilligung der Arbeitgeberin weder ein selbstständiges kaufmännisches Unternehmen betreiben, noch im Geschäftszweig der Arbeitgeberin für eigene oder fremde Rechnung Handelsgeschäfte durchführen.

11 Unternehmenskommunikation

Alle mündlichen und schriftlichen Verlautbarungen und Pressemitteilungen, die die Interessen des PCCL berühren, erfolgen ausschließlich über die Geschäftsführung oder über den*die Kommunikationsverantwortliche*n. Dies bezieht sich sowohl auf klassische als auch auf digitale Kommunikation. Die Weitergabe von personenbezogenen Daten, sowohl innerhalb des Unternehmens als auch nach außen, ist ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen zulässig. Auch hier gilt im Zweifelsfall, vor allem in Anbetracht der PCCL internen Datenschutzbestimmungen (siehe e.g.: „Checkliste“, Schulungen), dass Rücksprache mit dem Legal Department gehalten werden muss. Ruf- und Kreditschädigende Aussagen von Mitarbeiter*innen über das Unternehmen (insbesondere auf Social Media und im Internet) oder Partner*innen sind zu unterlassen. Dies gilt auch nach Beendigung des Dienstverhältnisses. Das PCCL reagiert auf derartige Äußerungen ausnahmslos mit rechtlichen Schritten.

12 Nutzung elektronischer Medien

Die Fernkommunikationsmittel des PCCL, wie Internet, Intranet, Telefon und E-Mail, dienen in erster Linie den betrieblichen Erfordernissen. Die private Nutzung von E-Mail, Internet und anderen elektronischen Medien ist in einem vertretbaren Ausmaß erlaubt sofern eine Nutzung die Arbeitsleistung nicht beeinträchtigt bzw. auch, wie im Falle von Downloads z.B. großer Dateien, die Systemleistung und die Sicherheit der gesamten Unternehmens-IT nicht in Mitleidenschaft gezogen werden.

13 IT-Nutzung

IT-Geräte (PC, Notebook, Handy usw.) sind immer in geeigneter Weise zu verwahren und im Rahmen der technischen Möglichkeiten wie von der IT vorgegeben auszustatten. Auf Dienstreisen sollten nur die unmittelbar erforderlichen Daten mitgeführt werden. Persönliche Passwörter dürfen nicht an andere Mitarbeiter*innen oder Dritte weitergegeben werden. Für Vertretungen sind klare und nachweisliche Regelungen zu treffen. Sollten unternehmensbezogene Daten entwendet werden bzw. unauffindbar sein, ist unverzüglich eine Meldung an die jeweilig vorgesetzte Person vorzunehmen. Betrifft dies elektronische Daten, sind in Absprache mit der zuständigen IT-Abteilung die Sperre der Passwörter oder andere geeignete Schritte umgehend zu veranlassen.

14 Umwelt, Sicherheit und Gesundheit

Wir engagieren uns für den Schutz unserer Umwelt und übernehmen Verantwortung. Der Schutz der Umwelt und die Schonung der natürlichen Ressourcen sind für uns wichtig. Jede*r Mitarbeiter*in trägt nach den jeweiligen Möglichkeiten zum Schutz der Umwelt und zur Schonung der natürlichen Ressourcen bei.

Die Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter*innen an ihrem Arbeitsplatz haben für das PCCL hohe Priorität. Die bestmögliche Vorsorge gegen Unfallgefahren wird erreicht durch

- die technische Planung von Arbeitsplätzen, Einrichtungen und Prozessen - das persönliche Verhalten im Arbeitsalltag
- regelmäßige Sicherheitsbelehrungen mit verpflichtender
- mindestens jährlicher
- Teilnahme aller PCCL-Mitarbeiter*innen

Jede*r Mitarbeiter*n muss der Arbeitssicherheit ständige Aufmerksamkeit widmen und sicherheitsbewusst handeln. Eventuell auftretende arbeitsbedingte Sicherheits- und Gesundheitsgefährdungen sind der vorgesetzten Person zu melden.

15 Umgang mit Urheberrechten

Grundsätzlich gilt: Die*Der Urheber*in muss der Verwendung des Werkes zugestimmt haben. Bei Verwendung eines Werks einer anderen Person darf nicht auf die Urheberbezeichnung vergessen werden, es sei denn, die vertraglichen Vereinbarungen enthalten ein Namensnennungsverbot! Regelmäßig sehen die vertraglichen Vereinbarungen sogar ausdrücklich vor, dass die*der Nutzer*in zur Urheber-Nennung verpflichtet ist. Falls Bilder bei Fotograf*innen in Auftrag gegeben werden, gilt das oben Gesagte gleichsam: Auch hier sollten die einzuräumenden Nutzungsrechte klar definiert werden. Private Lizenzen (z.B. für Software) o.Ä. dürfen nicht gewerbsmäßig genützt werden. Welche Rechte eingeräumt werden, richtet sich nämlich nach der vertraglichen Vereinbarung. Lizenzen können entgeltlich oder unentgeltlich, zeitlich befristet oder unbefristet, räumlich begrenzt oder unbegrenzt und nur für bestimmte Verwertungsarten erteilt werden. Grundsätzlich gilt: Auch wenn eine dritte Person z.B. Mitarbeiter*in, oder die Universität ein Verwendungsrecht besitzt, muss das PCCL trotzdem vor Nutzung des Werkes dieses Verwendungsrecht selbst erwerben.

16 Wahrung von Persönlichkeitsrechten

Als Persönlichkeitsrechte werden Rechte bezeichnet, die dem Schutz der Persönlichkeit vor Eingriffen im Lebens- und Freiheitsbereich der einzelnen Person dienen. Hierbei ist insbesondere auf die Menschenwürde zu achten. Persönlichkeitsrechte sind absolute Rechte, d.h. jeder Mensch muss sie respektieren. Die verschiedenen Persönlichkeitsrechte sind in unterschiedlichen Gesetzen geregelt (ABGB, UrhG, DSG, EMRK, etc.). Unter anderem zählen zu den Persönlichkeitsrechten das Recht auf Leben sowie Gesundheit und Erwerbsfähigkeit, Schutz der geschlechtlichen Selbstbestimmung und Freiheit sowie das Recht auf Gleichheit, das Recht auf Achtung des religiösen Empfindens, das Namensrecht und das Recht auf Schutz der Privatsphäre, aber auch das Recht am eigenen Bild, der Briefschutz, das Recht der Ehre sowie der Meinungsfreiheit. Insofern reicht das Spektrum möglicher Eingriffe in das Persönlichkeitsrecht von Beleidigungen oder Beschimpfungen in Internet-Foren, über ungewollte Veröffentlichung von Fotos auf Webseiten, über Namensanmaßungen bis hin zum sog. Identitätsdiebstahl. Ausschließlich in gesetzlich vorgesehenen Fällen dürfen Persönlichkeitsrechte eingeschränkt werden.

17 Organisation von Verantwortlichkeiten

Wir gestalten Prozessabläufe so, dass Verantwortlichkeiten festgelegt, Transparenz geschaffen und Zustimmungspflichten, Mitbeteiligungen, Vertretungsbefugnisse und Zeichnungsberechtigungen definiert sind. Gegenseitiges Vertrauen bildet die Grundlage für funktionierende Arbeitsbeziehungen. Aus diesem Grund bekennen wir uns zu einem offenen und vertrauensvollen Umgang miteinander. Kontrollmaßnahmen in unseren Arbeitsabläufen sowie die nachvollziehbare Dokumentation von Entscheidungen stellen keinen Widerspruch zu diesem Vertrauensprinzip dar, sondern bilden vielmehr Schutzmechanismen für die Mitarbeiter*innen und unterstützen eigenverantwortliches Handeln. Die Einhaltung eines qualitativen 4-Augenprinzips ist für uns selbstverständlich.

18 Finanzen und Sponsoring

Mit erhaltenen Fördermitteln gehen wir widmungsgemäß und sparsam um. Die Verwendung der Fördermittel ist transparent, nachvollziehbar und entsprechend dokumentiert. Sponsoring-Aktivitäten erfolgen transparent und dokumentiert sowie auf Basis eines adäquaten Leistungsaustausches mit den jeweiligen Sponsoring- Partner*innen. Sponsoring darf nicht der Umgehung des Verbots der Vorteils- bzw. Geschenkannahme dienen. Die Gewährung von Spenden (Geld-, Sachspenden oder unentgeltliche Zurverfügungstellung von Arbeitszeit) erfolgt ausschließlichen im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben sowie auf Basis allfällig geltender interner Richtlinien.

19 Verhalten bei Compliance Verstößen

Jede*r Mitarbeiter*in hat der vorgesetzten Person umgehend von einem Verstoß gegen den Verhaltenskodex oder von sonstigen Compliance Verstößen zu benachrichtigen. Alle Berichte werden ausnahmslos untersucht und ernst genommen. Wird dem Legal Department ein Compliance Verstoß bekannt, ist dieser umgehend der Geschäftsführung zu melden. Gemeinsam mit den betroffenen Personen ist in einer solchen Situation der Sachverhalt aufzuklären und der rechtskonforme Zustand wiederherzustellen. Alle Mitarbeiter*innen haben selbstständig nicht nur die eigene Einhaltung des Verhaltenskodex zu kontrollieren. Eine administrative Aufgabenteilung soll der gegenseitigen Kontrolle dienlich sein. Im Übrigen gilt der Grundsatz, dass berufliche und private Interessen strikt voneinander zu trennen sind. (Potenzielle) Interessenskonflikte sind den vorgesetzten Personen ausnahmslos offenzulegen.

Das PCCL hat außerdem die Hinweisgeber*innenplattform namens „BKMS® Incident Reporting“ implementiert, die über die Unternehmenswebsite erreichbar ist. Über diese Plattform können Compliance Verstöße gemeldet werden. Hinweisgeber*innen müssen hinreichenden Grund zur Annahme haben, dass die von ihnen gemeldeten Sachverhalte der Wahrheit entsprechen, damit sie vor Repressalien geschützt sind. Sollten jedoch Gerüchte bzw. Spekulationen gemeldet werden, besteht kein Schutz für die meldende Person.